Di setiap peristiwa, ada banyak cerita yang terkandung didalamnya. Melalui keajaiban teknologi visual, cara membuat video dokumentasi acara menjadi peran penting dalam mengabadikan peristiwa.

Merekam kejadian maupun peristiwa tidak hanya sekedar mengenang, namun juga menghidupkan kembali pengalaman dan mengarang cerita melalui gambar bergerak.

Pentingnya Membuat Video Dokumentasi Acara

Membuat video dokumentasi acara memiliki makna yang tidak dapat disangkal dalam berbagai konteks, baik itu acara pribadi, perusahaan, atau publik. Berikut beberapa alasan mengapa membuat video dokumentasi acara itu penting:

Mengabadikan Kenangan

Dokumentasi video memungkinkan kita mengabadikan momen berharga dan kenangan indah dari suatu peristiwa. Setiap highlight, senyuman dan interaksi dapat direkam untuk dikenang dan dibagikan di kemudian hari.

Membuat Arsip Sejarah

Peristiwa penting sering kali mencerminkan bagian dari sejarah suatu organisasi, komunitas, atau bahkan suatu zaman. Dokumentasi video berfungsi sebagai arsip sejarah yang mencatat perkembangan dan pencapaian pada kurun waktu tertentu.

Pemasaran dan Pencitraan Merek

Dalam konteks acara bisnis atau perusahaan, dokumentasi video dapat menjadi alat pemasaran yang efektif. Mereka dapat digunakan untuk mempromosikan acara berikutnya, memperkuat citra merek, dan menarik minat calon audiens 

Pendidikan dan Pelatihan

Video dokumentasi peristiwa sering kali dapat digunakan untuk tujuan pendidikan, misalnya dalam pelatihan atau seminar. Rekaman ini memberikan kesempatan untuk meninjau materi, berbagi pengetahuan, atau melibatkan pihak-pihak yang tidak dapat hadir secara langsung.

Evaluasi dan Peningkatan

Menganalisis dokumentasi video peristiwa dapat memberikan wawasan berharga untuk evaluasi dan perbaikan di masa depan. Hal ini membantu dalam mengevaluasi keberhasilan acara, mendeteksi area perbaikan, dan mengidentifikasi aspek yang memerlukan perbaikan.

Memperluas Jangkauan

Dengan platform online dan media sosial, video dokumentasi acara dapat dengan mudah dibagikan dan diakses oleh khalayak yang lebih luas. Hal ini membantu memperluas jangkauan acara, terutama bagi mereka yang tidak dapat hadir secara langsung.

Menghormati Peserta dan Mitra

Pembuatan video dokumenter merupakan bentuk apresiasi atas kontribusi peserta, pembicara dan mitra acara. Hal ini menunjukkan bahwa momen yang mereka bagikan memiliki nilai dan mendapat perhatian yang layak.

Mengkomunikasikan Nilai dan Budaya

Dokumentasi video juga dapat digunakan untuk mengkomunikasikan nilai-nilai dan budaya suatu organisasi atau komunitas. Menampilkan momen keaslian dan kegembiraan dapat memberikan wawasan tentang identitas dan semangat kelompok.

Pengaruh Emosional

Video memiliki kemampuan unik untuk merangsang emosi. Membuat video dokumentasi suatu peristiwa yang baik dapat menciptakan ikatan emosional dengan penontonnya, memperkuat pengalamannya dan meninggalkan kesan mendalam.

Dengan semua manfaat ini, membuat video dokumentasi acara adalah investasi yang berharga, memastikan bahwa setiap momen berharga tetap hidup dan memberikan dampak positif bagi semua yang terlibat.

Cara Membuat Video Dokumentasi Acara

Membuat video dokumentasi acara melibatkan serangkaian langkah mulai dari perencanaan hingga produksi dan pasca produksi. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat video dokumentasi acara:

1. Perencanaan

a. Tujuan Video : Menentukan tujuan utama dari video dokumentasi. Apakah untuk mengabadikan momen, mendokumentasikan pembicara, atau mempromosikan acara berikutnya?
b. Jenis Acara: Memahami jenis acara yang akan didokumentasikan, seperti konferensi, pameran, pernikahan, atau acara perusahaan.
d. Konsep Visual: Rencanakan konsep visual yang ingin diterapkan, termasuk gaya pengambilan gambar, warna, dan tema keseluruhan.
e. Izin dan Persetujuan: Pastikan memiliki izin untuk merekam dan mendokumentasikan acara tersebut, dan mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak yang terlibat.

2. Persiapan Teknis

a. Pilih Peralatan: Pilih peralatan yang sesuai, termasuk kamera video, tripod, mikrofon, dan pencahayaan yang diperlukan.
b. Uji Coba Peralatan: Melakukan uji teknis sebelum acara untuk memastikan bahwa semua peralatan berfungsi dengan baik.
c. Cadangan Peralatan : Menyiapkan peralatan cadangan untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya gangguan teknis.

3. Pemotretan Selama Acara

a. Pemotretan Beruntun: Mulai merekam dari awal acara dan pastikan untuk mengabadikan momen penting dan unik.
b. Memvariasikan Sudut dan Zoom: Gunakan berbagai sudut pengambilan gambar dan zoom untuk menambah dinamika pada video.

4. Pemungutan suara dan wawancara

a. Rekam Suara Lingkungan: Pastikan untuk merekam suara lingkungan dan suasana acara untuk menambah kedalaman audio.
b. Melakukan Wawancara: Jika memungkinkan, lakukan wawancara dengan peserta, pembicara, atau orang-orang yang terlibat dalam acara tersebut.

5. Pemotretan Tambahan

a. Penggunaan Drone: Jika memungkinkan dan sesuai, gunakan drone untuk pengambilan gambar udara yang dramatis.
b. Fokus pada Detail: Ambil gambar detail, seperti dekorasi, perlengkapan khusus, atau tanda unik.

6. Pasca Produksi dan Pengeditan

a. Organisasi Material: Pilih klip yang paling berkesan dan atur secara logis untuk menciptakan narasi yang kohesif.
b. Edit dan Sesuaikan Audio: Sesuaikan audio untuk memastikan suaranya bersih dan jernih.
Tambahkan Musik dan Efek Visual: Tambahkan musik, efek visual, atau elemen grafis untuk meningkatkan kualitas dan nuansa video.

7. Review dan Koreksi

a. Tinjau dengan Tim: Tinjau video bersama tim untuk mendapatkan masukan dan memastikan semua elemen tercakup dengan benar.
b. Koreksi Akhir: Lakukan koreksi akhir untuk memastikan kualitas visual dan audio memenuhi standar yang diinginkan.

8. Publikasi dan Distribusi

a. Pilih Platform: Tentukan platform distribusi yang sesuai, seperti YouTube, Vimeo, atau platform media sosial.
b. Promosikan Video: Jika video digunakan untuk promosi, aktifkan strategi pemasaran digital untuk meningkatkan jangkauan dan partisipasi.

Dengan mengikuti langkah-langkah berikut, kalian dapat membuat video dokumentasi acara yang mengabadikan momen berharga dan memberikan pengalaman visual yang mengesankan. Pastikan layanan dokumentasi kalian selalu beradaptasi dengan situasi acara dan tetap fleksibel sepanjang proses produksi.